Planera är lätt, att hålla sig till planen är det svåra

Jag är en sån där som gillar att planera saker, som tycker att längtan & planering är en del av upplevelsen.
För mig betyder inte längtan till någonting annat att jag inte trivs där jag är idag & att  jag inte vill eller kan vara spontan utan ett sätt att krydda livet här & nu. Liksom suga på karamellen i förskott.

Men i vår roll är ju inte planering det lättaste, eller planering är lätt, att hålla sig till planen är det svåra! 
Vi ska vara förberedda men ändå flexibla, ha koll & struktur men ändå kunna se alternativa lösningar på nya eller gamla problem. Eftersom det är motsatser så är det ju inte det lättaste. Hur kan man planera sin vecka så att det finns tid för spontana möten, omflyttningar i kalendrar (som ju kan ta evigheter att få till) & så kallade brandkårsutryckningar?
Här kommer mina bästa tips:

• Ha "egen tid" uppbokad i kalendern så att du inte blir indragen i en massa möten & projekt. Dyker det inte upp något akut så har du tid att ta tag i surdegar som ligger & väntar.
• Ett annat sätt är att inte ha för många deadlines, jag har exempelvis tackat nej till att skriva protokoll på möten vars protokoll måste vara klara inom en viss tid eftersom jag har svårt att hålla deadlines med kort varsel, speciellt inte om det är långa möten som gör att mailkorgen är överfull när man är tillbaka.
• Gör en sak i taget. 
• Skriv ner sånt som dyker upp när du är upptagen med annat & gå tillbaka till den listan när du har "egen tid"
• Försök att hålla nere antalet mail i inkorgen, sortera, delegera & släng.
• Ta bort push-notiser i mobilen, du behöver ingen på minnelse om att du har mail, det vet du redan att du har. Att ständigt bli på mind om hur många olästa mail du har gör inte livet lättare.
• Lär dig att tacka nej
• Lär dig att ta hjälp & delegera
• Innan du tar tag i någonting som du får över dig, fråga hur bråttom det är & hur viktigt det är.
• Be om hjälp med att prioritera
• Arbeta fokuserat under en kortare tid (25 min) & ta mikropauser mellan. Detta kallas Pomodoro-metoden & ska enligt experterna vara det effektivaste sättet att få fullt fokus

Ha en härlig  vecka!

Gästbloggarvecka

Hej
Den här veckan gästbloggar jag på Företagsuniversitetets blogg. 
Trevlig läsning!
http://www.foretagsuniversitetet.se/Bloggar/Executive-Assistants/Vad-har-du-paa-din-axel

Tiden flyger

När det är stressigt & man har 1000 saker igång samtidigt & alla drar & sliter i en det är då som man vill att tiden ska stoppa upp eller i allfall gå lite långsammare. Men inte då, klockan går & dagarna passerar i en rasande fart & helt plötsligt har det gått en månad på det nya året!

Hjälp! Vad hände? Det var ju så mycket jag skulle hinna med....

Inget går enligt min plan, inte ens träningen inför vårens stora utmaning, som ju inte bara är en sporre & någonting jag längtar till,/fasar för det är även en välbehövlig ventil i en stressad vardag.
Utan träningen vet jag inte hur jag skulle orka. Det är viktigt med tid för återhämtning, tid för en själv. Vad man gör är helt valfritt, bara det är någonting man tycker om & mår bra utav.

Jag & min chef pratar ofta om vikten av att ha balans i livet. Den ena vågskålen (jobb) får inte väga tyngre än den andra vågskålen (fritid/återhämtning). Obalans fungerar korta perioder men  inte för för länge. Då tar man slut. Där gäller det att hjälpa varandra att hitta den där balansen.

Om ni inte redan pratar om det så är det dags för dig att föra upp det på agendan vid ert nästa samtal.

Tid för vila

Hej
Nu är vi snart inne på de sista timmarna inför en förhoppningsvis lång och skön ledighet.

När jag drömmer om att få en stund för mig så innefattar det oftast en bra film. Jag älskar att se på film och ser nästan alla typer av filmer. Vissa filmer är ju som goda vänner, man kan se dem om och om igen och upptäcka nya saker, vinklar och personer så jag ser gärna om filmer som jag gillar.

 

Film ÄR bäst på bio, i alla fall filmer som innehåller mycket teknik och ljud. En komedi eller relationsdrama ser jag dock lika gärna hemma framför tvn.

Jag kanske inte ser ut som en Fantasy- eller Sci-fi person, men jag går igång totalt på Sagan om ringen-trilogin, Hobbit, Harry Potter & jag tycker att X-men filmerna är riktigt bra. 

 

Så här kommer årets sista blogg från mig, full med filmtips för alla tillfällen, håll till godo!

Har du inte sett Harry Potter-filmerna så passa på att köra ett HP-marathon, filmerna blir så mycket bättre om man ser dem i en följd. Å nej, det är inte bara för barn.

Sen som jag nämnde ovan, Sagan om ringen-trologin är ett måste, liksom de två Hobbitfilmerna som ju också finns på dvd, sen får du springa till en biograf för att se den sista delen i trilogin.
Jag gillar även Hungerspelen-filmerna så just nu väntar jag och tonårsdottern på den sista delen som kommer på bio lagom till nästa jul.

Lite feel good-filmer som jag vill rekomendera, (vissa av dem kanske speciellt så här i jultider): New Years Eve, The Holiday, Love Actually, The Notebook eller varför inte vad som helst med underbare Hugh Grant, ex Nothing Hill, Music and lyrics eller Bridget Jones dagbok.

Om ni inte har sett Inglourious basterds eller Sleepers med Brad Pitt (han är faktiskt mer än bara snygg) så se dem, han har varit med i väldigt många bra filmer: Höstlegender, En fiende mitt ibland oss, Möt Joe Black och 7 år i Tibet är bara några exempel. Kuriosa om Brad är att han nästan alltid äter i sina filmroller, har hört att det är för att han inte hinner äta annars men det kan ju också bero på att filmproducenterna kommit på att få personer äter så snyggt som han...
Quentin Tarantino som gjort Inglourious basterds har bla även gjort otäcka men så bra Django Unchained, med många fantastiska skådespelare.
Den store Gatsby med Leonardo DiCaprio är också bra och har helt galet bra filmmusik, precis som Moulin Rouge! av Baz Luhrmann som ju även gjort fantastiska Australia.
Sen är ju Gudfadern-filmerna så värda att se igen! Det behövs ingen motivering varför du ska se dem igen.

Det har ju gjorts en del filmer på assistent-temat och den bästa är väl Djävulen bär Prada  med underbara, underbara Meryl Streep och 9-5 med bla Dolly Parton och Jane Fonda. 

Jag har även en förkärlek för brittiska kostymdramer, min absoluta favorit är Jane Eyre (tv-versionen från 2006). North and South (tv-serie från 2004) är också bra, dock inte att förväxlas med 80-tals serien med Patrik Swayze.
Men sen har vi ju resten av den brittiska kostymdrame-skatten: Northanger Abbey, Stolthet och Fördom, Emma, Förnuft och känsla, Övertalning, Mansfield Park mm, mm.

Jag skulle kunna fortsätta hur länge som helst, när man väl börjat söka på en film eller skådis som man gillar så blir det till slut ett långt pärland av filmer, regisörer och skådisar som har gjort filmer tillsammans. Det finns helt enkelt hur mycket film som helst där ute, bara att välja och vraka allt efter humör och tur är väl det.

Med den här:  New Years Eve vill jag önska er alla en fantastisk god jul, ett gott slut och ett gott nytt år!

Kram Maria

Glad Lucia

Vilka veckor det har varit!
Helt galet mycket både privat och på jobbet, precis som alltid i december och ändå lär man sig aldrig!
Folk beter sig som att allt som inte hinns innna jul aldrig kommer att hinnas och då går världen under. För man vet ju aldrig vem som inte kommer tillbaka efter julledigheten....
Men alltid tar jag fredag med förhoppningen att nästa vecka blir det lugnare, då hinner jag ta tag i surdegar och då hinner jag vara lite mindre stressad, så även idag.

Idag har jag & mina fantastiska kollegor i ledningsgruppen och övriga ledare på vår enhet haft vårt årliga Luciatåg för medarbetarna. När vi pratade efteråt var det en kollega som sa, "tänk vad kul det är att larva sig lite". Och så är det ju, vi behöver larva oss, tänka utanför boxen, bjuda till & låta andra skratta åt och med oss.
Vi som lussar har roligt och jag tror att medarbetarna uppskattar det både för att det är helt galet vad dåliga vi är på att sjunga men också för att vi bjuder på oss själva. 

Glad Lucia på er och trelig helg!

Kolla in den här, den är underbar!
https://www.youtube.com/watch?v=pAoL07ddG2E
 

Tänk vilka tankar en vanlig brevkniv kan dra igång

Förra veckan var jag & höll en föreläsning på EUMA East och som tack för det så fick jag en fin brevkniv. Jag visade den för mina barn (10 och 14 år gamla) som lade sina pannor i djupa veck och tittade förvånat på den konstiga saken. ”Aha”, utropar den yngsta, ”det är en sån där gammaldags sak som man öppnar kuvert fint med… men vem gör det?” I nästa stund säger hon, ”den är tung så man kan slå dumma personer i huvudet med den och det kan ju vara bra att ha!”

I våras var familjen och provkörde en ny bil, säljaren försökte med alla medel att övertyga var och en i familjen om att den här bilen var svaret på våra bildrömmar. ”Titta här”. Säger han och pekar på stereon, ”den har en CD-växlare för sex skivor, bara att mata in och lyssna i timmar”. Tonåringen ser frågande ut och när vi sitter själva i bilen utbrister hon: ”vem har ens sex CD-skivor, alla normala har väl Spotify!”

Så nu sitter jag här med min ”brevknivsbatong” och funderar lite på det här med saker som i den ena stunden anses vara modernt och kanske livsnödvändigt till att i nästa stund vara helt bortglömt eller kanske har fått en helt ny funktion.

När jag började jobba som receptionist i början av 90-talet, fanns inte mail på kontoret. Meddelanden skrevs på små lappar, tillverkade just för det ändamålet (vad gör tillverkaren av de blocken idag?) och lapparna lämnades över allt eftersom man hade tid att lämna över dem.

För att inte tala om den nästan heliga teleprintern som stod i ett hörn av resebyrån som jag jobbade på ett kort tag efter gymnasiet. På den skrev vissa utvalda medarbetare snabba och korta meddelanden till hotell världen över, för alla hade ju inte den där moderna faxen som stod på sin tron i ett annat hörn av kontoret.

Äldre kollegor berättade om turismens ”barndom” där flygplan och båtar fanns som planritningar som fylldes upp genom att resenärens namn helt enkelt skrevs på en stol eller en hytt och så var den bokad så snart det var synkat med flygbolaget eller rederiet i fråga.

Vem faxar idag och vem kan ens starta en teleprinter och läsa de långa, smala och väldigt kryptiska meddelanden som kommer ut ur den?

Hur många assistenter kan konsten att stenografera och hur många skriver protokoll för hand för att sedan renskriva på datorn?
Vem minns ljudet av snurrplattan på telefonen eller när skrivmaskinen bytte rad? Vem minns hur det var när man snällt fick sitta och vänta på ett telefonsamtal eftersom telefonen inte gick att ta med sig i fickan och  när man som tonåring ute på stan alltid var tvungen att ha 2 kronor i fickan så att det åtminstone gick att ringa hem?

Med den teknikutveckling som har varit de senaste 30 åren så känns det ibland som att jag är stenålders, men det är bara att ta sig an den nya tekniken och försöka hänga på i utvecklingen, annars är man ju helt ute!

Så vad är självklart idag och helt borta i morgon?

Ja, vem vet? Min utmaning just nu ligger i att jag har gett mig den på att lära mig handkontrollen till vårt Play Station…, men jag bara undrar: vad är det för fel på en vanlig fjärrkontroll?

Ha det gott!

 

 

 

 

 

Nyfiken i en strut!

Jag har i hela mitt liv fått höra att jag är nyfiken & det har ofta varit med underförståelsen att det är någonting negativt. Å det är sant, jag ÄR nyfiken, men jag vägrar att acceptera att det skulle vara negativt. Om jag inte frågar får jag oftast inte veta & allt beror väl på vad jag gör med den nya kunskapen. 
Jag frågar för att jag vill veta, för att förstå & för att kunna hjälpa. Jag frågar för att kunna utvecklas både som människa & i mitt jobb & jag frågar för att jag är övertygad om att den som frågar får svar. 
Alla som brinner för något älskar att berätta om det för andra & det spelar ingen roll om det är ett fritidsintresse eller profession, brinner man så gör man. Att då få frågor om vad man gör, hur & varför lyfter personen & han/hon får framstå som en kunnig expert. Genom mina frågor får jag alltså någon annan att lysa samtidigt som jag lär mig någonting nytt. Två flugor i en smäll. 
Att fråga om råd & fråga om hjälp är någonting som vi alla gör dagligen men vissa frågor är svårare att ställa, men även de frågorna förtjänar ett svar.  Fråga dina kollegor vad de tycker om ditt beteende, vilka egenskaper du har & ditt arbetssätt. Det är utmanande & läskigt, men du växer, & lär dig en massa, jag lovar. För att göra det mindre jobbigt så kan du fråga via mail, då slipper du en pinsam tystnad i väntan på ett svar.  Ett annat bra tillfälle är när någon ger dig beröm, be dem utveckla vad det var som du gjorde som var bra istället för att bara säga tack.  Utmana dig själv, våga fråga! 
En annan bra sak med att fråga mycket är att du blir en jäkel på frågesport! 

Ha det gott vänner!