Har du hört den där med kossan och båset?

Assistenter & administrativ personal hamnar lätt i skymundan och tas ibland för givet liksom det arbete vi utför. Det är ofta vi som är den där någon... den där som fixar allt det där som måste göras men som lätt faller mellan stolarna.

Ni har väl hört den där om att "man saknar inte kossa förrän båset är tomt" och det är ju lite så vi assistenter har det (inte sagt att jag vill likna oss vid kossor).

Det räcker ju att ta några dagars semester när alla andra jobbar så märks det i mailboxen och framför allt de glada tillrop som man (förhoppningsvis) får när man är tillbaka. Det är en härlig känsla och den får man spara på ett bra ställe och plocka fram en av de dagarna när det känns som om man inte finns.

För några veckor sedan var det Administrative Professional Day i USA och andra delar av världen. Det vore väl någonting att ta efter även här i Sverige? En dag när vi hyllas lite extra för det jobb vi gör varje dag.

Med önskan om en härlig Valborg!

Att göra rätt saker

I nästan alla grupper finns det en eller ett par doers och en eller ett par personer som omger sig med doers. Ni vet de där personerna som gärna tar ett steg tillbaka när arbetsuppgifter ska fördelas och ansvar ska tas. Det är inte alltid samma personer som gör detta, en som är en doer i en konstellation kan vara en som tar ett steg tillbaka i en annan och det är ju bra att variera sig lite.

Dagens blogg vänder sig dock mest till dig som är en obotlig doers och ja-sägare, du som sitter där med en gigantisk arbetshög och undrar hur det kommer sig att du utför arbetsuppgifter som klart och tydligt borde ligga på någon annans skrivbord.

När man har gjort sig känd som en doer i en grupp eller organisation så är det väldigt lätt att uppgifter styrs in till den personen eftersom han/hon aldrig säger nej och alltid levererar.

Om du blir tillfrågad om en ny uppgift, fundera först igenom om:

1)      Bör det verkligen ligga på dig?
2)      Är du verkligen bäst lämpad att göra uppgiften?
3)      Vad är det för deadline och är det verkligen så bråttom som det verkar?

Jag tror att många av oss måste bli bättre på att ta på de kritiska glasögonen och fundera över dessa tre punkter innan vi tackar ja till att göra något som inte tydligt framgår att de ingår i våra arbetsuppgifter.  Vissa saker vill man kanske göra för att det är kul och då måste man kanske vara extra sträng mot sig själv innan man svarar. Ibland säger man ja för att det är jobbigt att säga nej och man vill ju vara snäll, men det är ingen snällhetstävling, glöm inte det!

Det är OK att säga nej utan att förklara sig. Om du inte har tid så har du inte PUNKT

Den enda som kan ifrågasätta vad du gör med din tid och hur du löser dina arbetsuppgifter är din chef och det är chefens ansvar att hjälpa dig att prioritera om du har för mycket.

Så frågan är: vet din chef vad du gör? Inte det? Det löser du enklast genom att se till att du har en uppdaterad arbetsbeskrivning. När du får en ny uppgift så fundera över och prata kanske med din chef om det är någonting som förväntas av dig i din roll, för då ska det in i arbetsbeskrivningen.

Minst en gång om året  ska ni se över din arbetsbeskrivning och listan över vad du faktiskt gör (gärna med ungefärlig tidsåtgång per vecka eller månad). Det är bra att få låna någon annans kritiska ögon ibland & chefens ögon är bäst här tycker jag. Dyker det sedan upp nya saker så kan du antingen själv lätt avgöra om du har kapacitet att utföra dem eller så kan din chef lättare hjälpa dig att prioritera. Kanske slutar även chefen att lämna över uppgifter till dig då han/hon ju vet hur mycket annat du ju har att göra?

Sen, när frågan kommer, så vet du om det är på ditt bord som uppgiften ska ligga eller om du enkelt, snabbt & artigt kan säga nej.

 

Lycka till!

Det gäller att passa på

Påsklovsvecka, en av de veckor på året som det kanske lugnar ner sig lite eftersom många är lediga. Kanske har du även en dipp under sportlov, höstlov & för all del jullov & sommarlov också?

Det är då, under ”lågsäsongerna” vi står inför valet att antingen ta det lugnt & vara lediga eller passa på att jobba för att hinna med allt som man ju inte hinner när alla (läs chefen) är på plats. Svårt val!

Det är ju så gött att ha ett tomt skrivbord när det drar igång igen, att ha strukit några tunga poster på "att göra listan" & kunna utgå från noll när det väl gasar igång igen första dagen efter ledigheten.

Den här våren känns det ju som att det kommer att gasa igång ordentligt på tisdag för det är ju inte många arbetsdagar innan det är ledigt igen & igen & innan vi vet ordet av är det ju midsommar & semestertider.

En sak som slår mig varje år någon gång i mitten av juni är den panik & hets som uppstår. ALLT måste vara avklarat, godkänt & signerat innan sommarsemestern drar igång. Det är som att folk tror att minst hälften av alla personer som finns på en arbetsplats inte kommer att komma tillbaka till jobbet efter ledigheten, för det känns som att precis alla måste få sändningstid hos min chef dagarna mellan midsommar & Almedalsveckan. Allt måste göras ASAP & om det inte görs innan ledigheten ja då kommer världens alla olyckor & förbannelser över oss.  Samma sak varje år, när ska vi lära oss att det som inte blir gjort innan, blir gjort efter?
Har ni kanske också upplevt detta?

Själv har jag fått till en vecka med både jobb & lite extra ledighet & påsklovets första dag har jag även fått sällskap av mina barn till jobbet som med hjälp av lite glass- & godismutor hjälper till med lite sånt där som jag aldrig hinner eller tar mig tid till, tex att tömma returpapper... Men även kollegorna har fått fina påskkort.

Jag hoppas att ni får möjlighet att använda någon eller några av de här dagarna till att rensa i högar & stryka på listor så att ni sen kan gå på lång eller kort påskledighet för att ladda batterierna med sol, familj, vänner, god mat & vila.

Glad påsk på er!

 

Nej, men inte ska väl jag....

Som jag skrev i mitt första inlägg så är vi våra chefers side-kick & vi jobbar ofta i skymundan & får heller inte alltid den kredd som vi förtjänar. 
Varför är det så? 
Vi är ju bra på det vi gör & vi måste bli bättre på att visa det.
Har du gjort ett bra jobb, lyft dig själv & visa det. Se till att det du gör märks & att du får den uppskattning du förtjänar. 
Konstruktiv feedback är alltid bra att både ge & få. Gör till en vana att några gånger per år fråga din chef (& kollegor) vad de tycker om det jobb du utför, vad gör du bra & vad kan du utveckla? Sen gör du detsamma till dem.
Ett bra sätt att göra det på är att betygsätta varandra på en skala 1-5 hur man lever upp till vissa uppsatta beteenden eller mål som ni har kommit överens om innan. Sätt ett betyg & motivera det för den andra personen. Kritisera inte utan kom med förbättringsförslag. Var rak & enkel. 
Tänk på att innan du ger feedback ska du fråga om mottagaren är villig att ta emot den, kanske vill personen även ha det skriftligt & om du ber om en kollegas feedback på dig, ge personen lite betänketid. 

När du väl är i situationen där du har gjort ett bra jobb & det eller du uppmärksammas, sträck på dig, ta åt dig & säg inte "det var så lite så" eller "nej, men inte ska väl jag.."
Om du har gjort ett bra jobb sola dig i glansen, skryt över dig själv & spara alla vänliga ord i en liten ask i hjärtat & i en "peppmapp" i mailen. Där kan du plocka fram dem mindre soliga dagar när du känner att allt du gör blir fel.
Men jag tror att ju mer du lyfter dig själv & det jobb du gör, desto fler soldagar får du & fler roliga utmaningar & äventyr kommer i din väg & en utmaning tackar i alla fall inte jag nej till i första taget. 
Ha en fantastisk helg, måtte solen lysa på oss alla!

Tips på nyhetsbrev

God morgon!

Här kommer ett tips på ett bra nyhetsbrev:
http://admin.getanewsletter.com/t/v/0_Mzg2Nzg5OTg1NDcy/

Ha en härlig vecka!

Att vända på en 5-öring

Dagen börjar som vanligt, kaffe, en smörgås & koll i både min & chefens kalendrar & mailbox. Läget är under kontroll, planen för dagen & kanske hela veckan ligger klar. Mycket ska hinnas med, de eventuella frågetecken som finns vet jag av erfarenhet att de löser sig under vägens gång & det känns som att jag har full koll. Gött!


Det är då det händer!
Ett mail, ett samtal eller någon som kommer inrusande. Helt plötsligt är allt annat ovidkommande & saker som är inplanerat & bokat måste ändras, bokas av eller bokas om.
Telefonsamtal & mail med ursäkter & förklaringar ska ordnas, nya mötesrum ska bokas & mötesförfrågningar ska skickas. Vad är viktigast, vad ska prioriteras & vem/vilka ska jag flytta på utan att trampa någon på tårna & (helst) utan att behöva plocka tid från familjer; hämtningar på dagis, möten i skolan & allt annat som folk gör när de inte jobbar.


Det är min & er vardag & kan vi det inte innan så är det någonting som man som assistent får lära sig snabbt: Att vända på en 5-öring & få andra med på vändningen.
Det hela kan lösas på några minuter, men det kan även ta dagar att styra om en redan överfull kalender så att att allting flyter på som det ska & så få som möjligt drabbas.


Sen när allt är klart, när vi kan pusta ut en kort stund & ta tag i det vi fick sätta åt sidan för brandkårsutryckningen, det är då vi måste komma ihåg att ge oss själva en klapp på axeln.
För även om vi tycker att det vi gör är en självklarhet så är det inte många som vill byta jobb med oss i de där situationerna & det är inte heller många som skulle klara det lika snabbt, smidigt & nästan obemärkt. Det är då vi får chansen att visa vilka proffs vi verkligen är!

Vilken härlig feedback!

Sitter på bussen efter en dag som blev längre än planerat. Kollar igenom bloggstatistiken & får nästan bita mig i läppen för att inte skrika av glädje & förvåning. Inte ens i min vildaste fantasi kunde jag tro att intresset för en blogg för assistenter skulle vara så stort! Närmare 280 sidvisningar på bara några timmar! Jag har i & för sig ingen aning om vad som är "normalt" i den här världen, men i mina ögon är det helt fantastiskt! 
Hjälp! Nu växer min prestationsångest & jag hoppas att jag kan leverera något klokt, roligt & läsvärt med jämna mellanrum.
Ha en fantastisk kväll!

Är du också en side-kick?

Ni som har sett David Lettermans The Late Night Show & andra stora tv-shower har sett dem, de där personerna som sitter en bit ifrån programledaren. Den där personen som kommenterar sånt som sägs, "har örat mot rälsen", rättar, korrigerar & kanske spelar en låt mellan huvudnumren så att den stora stjärnan kan ta igen sig, läsa in sig eller bara dricka vatten. En side-kick helt enkelt!

Känner du igen dig? Det är ju assistentens jobb i ett nötskal. Vi som står lite bakom & ser till att allt flyter på som det ska. Om det som inte ska hända ändå sker är vi där & ser till att det löser sig på snabbast smidigast sätt. Vi vänder, vrider & roddar om. Vi är doers & vi är utomordentligt duktiga på att hjälpa våra chefer så att de kan göra sitt jobb på bästa sätt. 
Det här är bloggen om oss!